ბუღალტრული აღრიცხვა ტურისტული სააგენტოსთვის — სრული გზამკვლევი

ბუღალტრული აღრიცხვა ტურისტული სააგენტოსთვის განსხვავდება ჩვეულებრივი მცირე ბიზნესის აღრიცხვისგან ერთი მთავარი მიზეზით — ანგარიშზე შემოსული თანხის დიდი ნაწილი საერთოდ არ არის შენი შემოსავალი. კლიენტისგან მიღებული ბილეთის ფასის უმეტესობა ეკუთვნის ავიაკომპანიას და გადაირიცხება BSP-ის სისტემით, ხოლო სააგენტოს რეალურად რჩება მხოლოდ კომისია და მარკაპი. თუ ეს განსხვავება აღრიცხვაში არ გამოიყოფა, სააგენტოს მფლობელი მალევე დაკარგავს წარმოდგენას, რამდენს შოულობს რეალურად და საიდან მოდის ფულადი ნაკადის პრობლემა.

რატომ არის ბუღალტრული აღრიცხვა კრიტიკული ავიაბილეთების გაყიდვისას

ჩვეულებრივ საცალო მაღაზიაში გაყიდვის თანხა თითქმის მთლიანად შემოსავალია. ავიაბილეთების გაყიდვისას სურათი საპირისპიროა — სააგენტო მოქმედებს შუამავლად ავიაკომპანიასა და მგზავრს შორის, ამიტომ ერთი ტრანზაქცია სამ ცალკე ნაწილად უნდა დაიშალოს: ბილეთის ბრუტო ღირებულება, ავიაკომპანიის წილი და სააგენტოს კომისია. ამ დაშლის გარეშე შეუძლებელია იმის გარკვევა, საიდან მოდის რეალური მოგება და რამდენი ფული სააგენტოს ანგარიშზე დროებით „ინახება" ავიაკომპანიის სახელით.

რა შემოსავალი და ხარჯი უნდა აღრიცხო

სააგენტოს ბუღალტრულ ჩანაწერებში ცალკე უჯრები სჭირდება მინიმუმ ოთხ კატეგორიას: ბილეთის კომისია და მარკაპი (რეალური შემოსავალი), დამატებითი მომსახურების საკომისიო (მაგალითად, სამოგზაურო დაზღვევა ან სასტუმროს ჯავშანი), ავიაკომპანიისთვის გადასარიცხი წმინდა თანხა და ოფისის მიმდინარე ხარჯები — ქირა, ხელფასი, GDS-ის აბონემენტი. თუ სააგენტო ერთდროულად ყიდის სამოგზაურო დაზღვევასაც, ეს შემოსავალიც ცალკე სვეტში უნდა აღირიცხოს, რადგან სხვადასხვა პროვაიდერს განსხვავებული საკომისიო განაკვეთი აქვს.

ხარჯების მხარეს ხშირად ავიწყდებათ არარეგულარული, მაგრამ განმეორებადი პუნქტები — IATA-ის აკრედიტაციის წლიური მოსაკრებელი, ბანკის საკომისიო ონლაინ გადახდებზე და სამივლინებო ხარჯი ავიაკომპანიების ტრენინგებზე დასწრებისას. ეს პუნქტები, თუ წინასწარ არ არის დაგეგმილი, ხშირად „უეცრად" ჩნდება და არღვევს თვის ბიუჯეტს — განსაკუთრებით მაშინ, როცა სააგენტოს ჯერ არ აქვს ჩამოყალიბებული სრული ბიზნეს-გეგმა, სადაც ეს ხარჯები წინასწარ არის გათვალისწინებული.

BSP ანგარიშსწორება და ფულადი ნაკადის მართვა

BSP-ის (Billing and Settlement Plan) ბილინგის ციკლი ჩვეულებრივ კვირეული ან ორკვირეულია — ციკლის ბოლოს IATA სააგენტოს უგზავნის ბილინგ-ფაილს, სადაც ჩანს, რამდენი გადაერიცხოს ავიაკომპანიებს ბოლო პერიოდში გაყიდულ ბილეთებზე. თუ ბუღალტრულ ჩანაწერებში ეს ვალდებულება წინასწარ არ ჩანს ცალკე მუხლად, ადვილია იმის ილუზია, რომ ანგარიშზე მდგარი თანხა თავისუფლად განკარგვადია — სინამდვილეში მისი დიდი ნაწილი უკვე „დანიშნულია" რემიტანსისთვის. დაწვრილებით, როგორ მუშაობს ეს ციკლი და რა ხდება დაგვიანების შემთხვევაში, აღწერილია BSP-ის სისტემის სტატიაში.

პრაქტიკული წესია, ცალკე ანგარიშზე ან სულ მცირე ცალკე ბუღალტრულ კოდზე გამოიყოს „ავიაკომპანიის ფული" — ეს თანხა არასდროს უნდა გამოიყენებოდეს ოფისის მიმდინარე ხარჯებისთვის, თუნდაც დროებით. სააგენტოები, რომლებიც ამ წესს არღვევენ, ხშირად აღმოჩნდებიან სიტუაციაში, როცა რემიტანსის დღეს საკმარისი თანხა აღარ არის — არა იმიტომ, რომ ბიზნესი ზარალდება, არამედ იმიტომ, რომ ფული უკვე დახარჯულია სხვაგან.

ინვოისი და კლიენტთან ანგარიშსწორება

კორპორატიულ კლიენტებთან, რომლებიც ბილეთს გადავადებული გადახდით ან ინვოისით იძენენ, აღრიცხვა კიდევ უფრო მნიშვნელოვანი ხდება. თითოეულ ინვოისს უნდა ჰქონდეს გამოწერის თარიღი, გადახდის ვადა და ცალსახა მითითება, რომელ ბილეთს ან ჯავშანს ეხება — წინააღმდეგ შემთხვევაში რამდენიმე თვეში რთულდება იმის თვალყურის დევნება, რომელმა კლიენტმა გადაიხადა და რომელმა არა. თუ სააგენტო იღებს FOP გადახდის ფორმას ან ინდივიდუალურ საბანკო გადარიცხვას, ორივე შემთხვევა ერთნაირად ზუსტად უნდა აისახოს ჩანაწერებში, თუნდაც ტექნიკურად სხვადასხვა არხით შემოვიდეს ფული.

ცალკე საკითხია დღგ-ს გამოწერა — თუ სააგენტო დღგ-ს გადამხდელია, კომისიაზე დღგ-ს დარიცხვის წესები განსხვავდება ბრუტო ბილეთის ფასისგან. ეს დეტალები დაწვრილებით არის განხილული გადასახადების სტატიაში, სადაც ცალკეა გარჩეული, რომელ თანხაზე იბეგრება სააგენტო და რომელზე არა.

რომელი პროგრამა ან სერვისი აირჩიო

დაწყების ეტაპზე, სანამ თვეში ათეულობით ბილეთს ყიდი, კარგად აწყობილი ცხრილი (Google Sheets ან Excel) ცალკე სვეტებით — ბრუტო ფასი, კომისია, ავიაკომპანიის წილი, გადახდის სტატუსი — სავსებით საკმარისია და საშუალებას გაძლევს, გაიგო, რომელი ტიპის ცხრილი გჭირდება მომავალში. ტრანზაქციების ზრდასთან ერთად, განსაკუთრებით თუ რამდენიმე თანამშრომელი მუშაობს ერთდროულად, ღირს გადასვლა ღრუბლოვან საბუღალტრო პროგრამაზე, რომელიც ბანკის ამონაწერს ავტომატურად სინქრონიზირებს და ინვოისებს თავად აგენერირებს. ბევრი სააგენტო ამ ეტაპისთვის უკვე იყენებს CRM სისტემასაც— კარგი პრაქტიკაა, CRM-ში დაფიქსირებული გაყიდვა ავტომატურად ან ერთხელ დღეში აისახოს ბუღალტრულ ჩანაწერშიც, რომ ორი სისტემა ერთმანეთს არ ეწინააღმდეგებოდეს.

დამწყები აგენტისთვის, რომელიც ჯერ საკუთარ სააგენტოს კი არ მართავს, არამედ Avia.ge-ს პლატფორმაზე მუშაობს, ეს აღრიცხვის ლოგიკა ბევრად მარტივია — კომისია ავტომატურად ჩანს პირად კაბინეტში და ცალკე ბუღალტრული სისტემა არ სჭირდება. სწორედ ამიტომ ბევრი ჯერ ეუფლება ამ ლოგიკას დასაქმებულის სტატუსში და მხოლოდ მერე ხსნის საკუთარ სააგენტოს, როცა უკვე გაცნობიერებული აქვს, რა თანხა საიდან მოდის.

დასკვნა

ბუღალტრული აღრიცხვა ტურისტული სააგენტოსთვის არ არის ფორმალობა საგადასახადო ინსპექციისთვის — ეს არის ინსტრუმენტი, რომელიც პასუხობს ერთ მარტივ კითხვას: რამდენს შოულობს სააგენტო რეალურად, ბილეთის სრული ბრუნვის მიღმა. ვინც კომისიას, ავიაკომპანიის წილს და ოფისის ხარჯებს დასაწყისშივე ცალკე აღრიცხავს, არასდროს აღმოჩნდება რემიტანსის დღეს არასასურველი სიურპრიზის წინაშე.

ჩვენს ტრენინგზე ბიზნესის მართვის მოდული სწორედ ამ ტიპის პრაქტიკულ საკითხებს მოიცავს — BSP-ის ციკლიდან გადასახადებამდე. თუ ჯერ აწონ-დაწონილი გაქვს, საერთოდ გახსნა თუ დასაქმება გირჩევნია, დაწყებამდე გაეცანი ტურისტული სააგენტოს გახსნის გვერდსაც.